Gelen faturalarınızı merkezi, onaylı ve ERP entegre şekilde yönetin.
Devoplus Fatura Yönetim Sistemi, tedarikçilerden gelen faturaların dijital ortamda toplanmasını, ilgili departman, mağaza veya gider merkezine yönlendirilmesini, onay süreçlerinden geçirilmesini ve muhasebe/ERP sistemlerine kontrollü şekilde aktarılmasını sağlar.
Fatura süreçleri çoğu şirkette hala kişisel takiplerle ilerliyor.
Faturaların e-posta, fiziksel evrak, Excel listeleri veya farklı departmanların manuel takipleriyle yönetilmesi onay gecikmelerine, eksik bilgiye, muhasebe kapanışlarında zaman kaybına ve giderlerin geç görünmesine neden olur. Özellikle çok şubeli, çok departmanlı veya grup şirket yapısına sahip kurumlarda, faturanın kime ait olduğu, kim tarafından onaylanacağı ve hangi maliyet merkezine yazılacağı çoğu zaman net değildir.
Tüm fatura sürecini tek merkezden yönetin.
Devoplus Fatura Yönetim Sistemi, faturanın sisteme girişinden muhasebe aktarımına kadar tüm süreci dijital olarak yönetir. Faturalar tedarikçi, şirket, departman, mağaza, gider merkezi ve fatura türüne göre sınıflandırılabilir. Tanımlanan kurallara göre ilgili kişilere otomatik yönlendirilir, onay akışları takip edilir ve tüm adımlar kayıt altına alınır.
Faturadan onaya — adım adım, kayıt altında.
Tedarikçi faturası sisteme girildikten sonra ilgili onay adımlarına yönlendirilir. Her adımda fatura detayları, tutar bilgileri ve destek belgeleri onaylayıcıya sunulur. Onay geçmişi, ret nedenleri ve kullanıcı yorumları kayıt altında tutulur.
- Çok adımlı onay rotası yapılandırması
- Onay geçmişi ve ret nedeni kaydı
- Tutar eşiğine göre dinamik rota
Binlerce fatura arasında saniyeler içinde arama yapın.
Fatura numarası, tedarikçi adı, tarih aralığı, tutar, onay durumu veya bütçe kodu ile anlık filtreleme yapın. Geçmiş faturalara hızlıca erişin, dışa aktarın ve raporlayın.
- Çok kriterli gelişmiş arama
- Tarih, tutar ve durum bazlı filtre
- Excel/PDF dışa aktarım
Onay bekleyen faturalar her zaman elinizin altında.
Yöneticiler ve onaylayıcılar, bekleyen fatura onaylarını mobil uygulama üzerinden görür ve tek dokunuşla onaylar ya da reddeder. Ofiste olmak zorunda kalmadan süreçleri yönetin; hiçbir fatura bekleme sürecinde takılı kalmasın.
- iOS ve Android uygulaması
- Tek dokunuşla onay veya red
- Anlık bildirim ile aksiyon hatırlatması
Kimler kullanır?
Finans ve Muhasebe Ekipleri
Gelen faturaları merkezi olarak takip eder, onay durumlarını görür, eksik bilgi veya geciken onayları izler.
Departman Yöneticileri
Kendi departmanlarına ait faturaları kontrol eder, uygun gördüklerini onaylar veya iade eder.
Mağaza / Bölge Yöneticileri
Mağaza bazlı gider faturalarını takip eder, ilgili lokasyon ve dönem bilgileriyle birlikte onay sürecine dahil olur.
Üst Yönetim
Giderlerin durumunu, bekleyen onayları, departman veya mağaza bazlı dağılımı raporlar üzerinden takip eder.
Bilgi Teknolojileri
ERP entegrasyonu, kullanıcı yetkileri ve sistem sürekliliği açısından süreci yönetir.
Temel özellikler
Fatura kayıt ve sınıflandırma
Gelen faturalar tedarikçi, şirket, departman, mağaza, gider merkezi, dönem ve fatura türü bazında sisteme kaydedilir.
Dijital onay akışları
Faturalar belirlenen kurallara göre ilgili kişi veya onay gruplarına yönlendirilir. Tutar, departman veya şirket bilgisine göre farklı akışlar tanımlanır.
Mobil onay
Onaycılar faturaları web, mobil uyumlu ekranlardan veya iOS/Android uygulaması üzerinden inceleyip onaylayabilir ya da iade edebilir.
Muhasebe kontrol ekranı
Muhasebe ekipleri tüm faturaların durumunu tek ekrandan takip edebilir. Eksik bilgi, bekleyen onay veya iade edilenler kolayca ayrıştırılır.
ERP entegrasyonu
Onaylanan faturalar muhasebe veya ERP sistemine aktarılabilir. Manuel veri girişi azalır, süreç daha kontrollü ilerler.
Fatura arşivi
Geçmiş faturalar tedarikçi, tarih, şirket, departman, tutar veya durum bilgisiyle aranabilir. Geriye dönük kontrol kolaylaşır.
Hatırlatma ve bildirimler
Onay bekleyen faturalar için ilgili kişilere otomatik bildirim gönderilebilir. Geciken onaylar takip edilir.
Yetkilendirme
Kullanıcılar yalnızca yetkili oldukları şirket, departman, mağaza veya gider merkezlerine ait faturaları görüntüleyebilir.
Süreç akışı
Raporlama
- Bekleyen fatura listesi
- Onay süresi raporu
- Departman bazlı fatura dağılımı
- Mağaza bazlı gider raporu
- Tedarikçi bazlı fatura raporu
- Geciken onaylar
- Dönemsel gider analizi
- İade edilen / reddedilen faturalar
- Muhasebe aktarımı bekleyen faturalar